ACADEMIC FORMS

Commencement
Academic Affairs
Academic Forms
Graduation Application
Records Retention and Disposition
RMU Website Student Directory Modification
Change of Name, Social Security Number
Registration Procedures
Schedule Book
Communication Skills Program Requirements
New CSP Core Requirements and Placement Information
CLEP - Credit By Examination Program
Course Equivalents
Proof of Enrollment at RMU

For More Information, Contact:

Margaret M Brallier
Academic Services Specialist
Academic Services

brallier@rmu.edu
412-397-6230 Phone
412-397-2528 Fax
Patrick Henry 202
Moon Campus

FACULTY/STAFF > DEPARTMENTS & OFFICES > ACADEMIC AFFAIRS > ACADEMIC FORMS > RECORDS RETENTION AND DISPOSITION
Records Retention and Disposition

Policy Statement:

Robert Morris University is committed to effective records retention to preserve its history, meet applicable state and federal requirements, optimize the use of space, minimize the cost of record retention, and ensure that outdated and unneeded records are properly destroyed.

Reason for Policy:

The University requires consistent treatment of records. Maintenance, retention, and disposal procedures for University records must be followed systematically by staff in designated official repositories. Additionally, duplicate copies of these records, retained in locations other than official repositories, must be disposed of when they no longer serve a business purpose. 

This policy is intended to ensure that Robert Morris University:
         1. Meets applicable state and federal requirements;
         2. Optimizes the use of space;
         3. Minimizes the cost of records retention; 
         4. Destroys outdated and useless records; and 
          5. Preserves the history of the University

Responsibilities: 

The University Policy for the Retention of Records is applicable to all departmental offices of the University.

Each department is responsible to properly retain and dispose of University records as outlined below.

Types of Records                                                                                 Official Repository                     Duration (Years) 

Academic Action (Dismissal, etc.)                                                        Registrar                                      5 Years                                                     Academic Records (Transcripts, etc.)                                                   Registrar                                     Permanent
Advance Placement                                                                                    Registrar                                      5 Years
Application for Graduation                                                                     Registrar                                      5 Years
Applications for Re-admission                                                               Registrar                                      5 Years
Catalogs Registrar Online
Change of Grade Forms                                                                             Registrar                                     Permanent
Change of course (add/drop)                                                                   Registrar                                      5 Years
Class Lists Registrar Permanent
Change of Major                                                                                           Registrar                                      5 Years
Class Schedules                                                                                            Registrar                                     Permanent
Commencement Programs                                                                       Registrar                                     Permanent
Medical Withdrawal Relevant                                                                 Registrar                                      5 Years
Correspondence                                                                                            Registrar                                      5 Years
Credit by Exam Reports                                                                            Registrar                                       5 Years
Curriculum Change Forms                                                                       Registrar                                      5 Years
Degree Application                                                                                      Registrar                                      5 Years
Degree Audit Records                                                                                 Registrar                                      5 Years
Academic Standing                                                                                     Registrar                                      5 Years
Grade Submission/ Verification Data (instructors)                         Registrar                                     Permanent
Graduation Lists                                                                                          Registrar                                     Permanent
International Student Forms (visa documentation, etc.)                 CGE                                           3 Years
Military Documents                                                                                    Registrar                                      5 Years After Graduation or
                                                                                                                                                                                     Date of Last Attendance
Veterans Certification Records                                                             VETS Center                                  3 Years After Graduation or
                                                                                                                                                                                     Date of Last Attendance Certifications
Name Change Authorizations                                                                 Registrar                                       5 Years
Transfer Credit Evaluations                                                                     Registrar                                       5 Years After Graduation or
                                                                                                                                                                                     Date of Last Attendance 
Transcripts Registrar Permanent
Transcript Request Forms Registrar 5 Years 
Withdrawal Registrar 5 Years
Requests and Disclosures of Personally Identifiable                      Registrar                                       Permanent
        Information
Waivers of Rights of Access (FERPA)                                                  Registrar                                       Until Terminated By Student or
                                                                                                                                                                                   Permanent
Financial Aid Records                                                                                Fin Aid                                         5 Years Last Date of Enrollment
Federal Aid (Perkins, FSEOG, ACG, SMART, PELL)                      Fin Aid                                         5 Years After End of Award
Financial Aid History for Transfer Students                                      Fin Aid                                         5 Years From Award Year
PHEAA Grant Award Reconciliation Rosters                                    Fin Aid                                         5 Years From Date of Certification
Audit and Review Reports                                                                        Fin Aid                                         5 Years From Award Year
Other Records Pertaining to Financial Responsibility and           Fin Aid                                         5 Years From Award Year
            Standards of Administrative Capability
Federal Work-Study Payroll Records                                                    Fin Aid                                          5 Years from Award Year
Records Supporting Data on Required Reports, Such as:              Fin Aid                                          5 Years From Award Year
                -SFA Program Reconciliation Reports
                -Audit Reports and School Response
                -Pell Grants Statements of Accounts

                -Accrediting and Licensing Agency Reports
The Student Aid Report (SAR) or Institutional Student                Fin Aid                                           5 Years From Award Year
                Information Record (ISIR)
Application Data Submitted to the Department of Education    Fin Aid                                           3 Years From Award Year
                or Lender by the School on Behalf of the Student  
Documentation of Student's Eligibility                                               Fin Aid                                           5 Years from Award Year
Financial Aid History for Transfer Students                                      Fin Aid                                           5 Years From Award Year
Documentation of Student's Satisfactory Academic Progress     Fin Aid                                           5 Years From Award Year
Data Used to Establish Student's Admission, Enrollment          Fin Aid                                           5 Years From Award Year
                Status, Period of Enrollment
Documents Used to Verify Applicant's Data                                     Fin Aid                                           5 Years From Award Year
Documentation Related to the Receipt of Aid, Such As:                Fin Aid                                           5 Years From Award Year
        Amount of Grant, Loan, FWS Award; and Calculations 
        Used to Determine Aid Amounts
Date and Amount of Disbursements                                                     Fin Aid                                          5 Years From Award Year
Documentation of Initial or Exit Loan Counseling                          Fin Aid                                          5 Years From Award Year
Reports and Forms Used for Participation in the SFA Program  Fin Aid                                           5 Years From Award Year;
Documentation Supporting the School's Calculation of its          Fin Aid                                           3 Years From Award Year
        Completion/Graduation or Transfer-Out Rate
Campus-Based Aid (Perkins Loan, SEOG, and Federal                Fin Aid                                          5 Years From End of Award Year
         Work Study)
Pell Grant                                                                                                      Fin Aid                                          5 Years From End of Award Year
Fiscal Operations Report (FISAP)                                                        Fin Aid                                           5 Years From End of Award
                                                                                                                                                                                    Year Report Submitted
Perkins Original Promissory Notes                                                     Fin Aid                                            Until Loan is Satisfied or                 (Electronic and Hard Copies)                                                                                                                       Documents are Needed to                                                                                                                                                                                                                    Enforce Obligation 
Records of Student Accounts                                                                Fin Aid                                             5 Years From Award Year
Account Collection Data (Non-Perkins)                                           Stu Accts                                         6 Years
Accounts Receivable Statements (Bills)                                           Stu Accts                                          3 Years
FFEL Loans All Other Documents                                                     Stu Accts                                         5 Years After End of Award
Paid Grant Reconciliations                                                                  Stu Accts                                          5 Years From Date of Document
Perkins Payment Records                                                                     Stu Accts                                          5 Years After End of Award
Perkins Personal Data Forms                                                              Stu Accts                                          3 Years From Date When Loan
                                                                                                                                                                                   Is Paid In Full
Student Refund Policy and Schedules                                             Stu Accts                                           6 Years
Residency Verification                                                                          Stu Accts                                           6 Years After Submission
Tuition and Fee Charges                                                                      Stu Accts                                           6 Years
1098T                                                                                                         Stu Accts                                            7 Years (online)

Notes: 

  •  The recommended five-year retention period noted in the above schedules should begin with the date of graduation or the date, term or semester and year of last attendance. 
  • The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) specifically requires institutions maintain records of requests and disclosures of personally identifiable information except for defined "directory information" and requests from students for their own records. The records of disclosures and requests for disclosures are considered part of the students' educational records; therefore, they must be retained as long as the education records to which they refer are retained by the institution.
  • Immigration and Naturalization Service (INS) regulations require the university must keep a record used to comply with the reporting requirements for at least one year. Since many items included in foreign students' records are to be retained for at least five years, it is recommended the INS documentation also be retained for five years.
  • The Veterans Administration (VA) regulations require the following records must be retained for at least three years after termination of enrollment:
    • Grade reports and/or statements of progress (academic records)
    • Change of course forms
    • Transfer credit evaluation
    •  Degree audit records
  • The University may be required to retain records for longer periods of time if the records are involved in a Student Financial Aid (SFA) program review, audit or investigation. If the three year retention period expires before the issue is resolved, records must be retained until resolution is achieved.
  •  Financial Aid records are normally maintained by Financial Aid Offices.